Commis(e) (production) – NATO – OTAN – Brussel

1. RÉSUMÉ

Le Service Archives et gestion de l’information (AIM) veille à l’accessibilité, à la disponibilité et à l’intégrité de toutes les informations officielles produites par ou pour le Conseil de l’Atlantique Nord et les comités qui lui sont subordonnés, dans le cadre défini par la politique de gestion de l’information OTAN et par la politique de sécurité de l’OTAN. Le Service AIM apporte, à l’échelle de l’OTAN, un soutien en matière de gestion de l’information et de recherche pour tout ce qui a trait aux activités du Conseil et de ses comités ; il assure, pour le compte des pays de l’OTAN, la conservation des informations OTAN ayant une valeur historique ; il fournit formation, soutien et orientations aux pays membres, aux pays partenaires et aux entités de l’OTAN pour la mise en œuvre et l’application des politiques de l’Organisation relatives à l’information, et il dirige la définition des besoins pour tous les projets portant sur les technologies de gestion de l’information au siège de l’OTAN. De plus il est chargé de traiter, de diffuser, de stocker, d’organiser et d’archiver les documents produits par les comités de l’OTAN et par les services du Secrétariat international de l’Organisation en tenant compte des prescriptions de la politique de sécurité de l’OTAN, de la politique de gestion de l’information OTAN et des procédures en vigueur au siège de l’OTAN.

Au sein du Service AIM, sous la supervision de la/du chef de l’Unité de Production, la/le titulaire du poste exécute des tâches liées à la production, à la reproduction, à la finition et à la distribution de documents et d’imprimés. Elle/Il veille à assurer un travail de qualité ainsi que la bonne exécution des tâches dont il/elle a la charge.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

Le/La titulaire doit :

• avoir une bonne instruction générale, de préférence du niveau secondaire supérieur ;
• avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le domaine de l’impression et de la reproduction en général ;
• avoir l’expérience et une connaissance approfondie du traitement des documents numériques et de l’impression numérique sur des imprimantes haut volume en réseau et de la finition sur ce type de machine, ainsi que des techniques de finition traditionnelles (piquage, agrafage, pliage) ;
• avoir une bonne connaissance des machines de reproduction modernes (tels que photocopieurs haut volume), de leur fonctionnement et de leurs capacités, et avoir une connaissance approfondie des techniques d’impression offset et des possibilités qu’elles offrent ;
• être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service et à s’adapter à des horaires variables ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V(« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l’autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Serait considérée comme un atout :

• un certificat de qualification professionnelle dans le domaine de l’impression ;
• la connaissance des procédures de traitement des documents OTAN et d’autres procédures pertinentes.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planification et exécution

Elle/Il s’assure que les travaux dont elle/il a la charge soient réalisés dans les délais. Apporte son soutien aux autres membres de l’équipe pour l’impression et la finition des documents.

Gestion de projet

Surveille les différents processus de sorte que le travail fourni soit de grande qualité et que les délais soient respectés. Signale les problèmes.

Gestion des parties prenantes

Travaille en étroite coordination avec la/le chef de l’Unité Production, la/le chef de l’Unité Impression, la/le chef du Studio Graphique, ainsi qu’avec ses collègues du Secrétariat international.

Gestion de l’information

Veille à la bonne circulation de l’information au sein de l’Unité.

Développement de l’expertise

Se tient informé(e) de l’évolution des techniques dans le domaine de l’impression et de la finition et fait des recommandations pertinentes à la/au chef de l’Unité Production. Suit des formations appropriées et partage son expertise avec d’autres, dans la mesure du possible.

Gestion des connaissances

Surveille les différents processus. Analyse et rend compte des problèmes, cherche des façons de gagner en efficacité, recommande des solutions et applique celles qui ont été approuvées.

S’acquitte d’autres tâches en rapport avec ses fonctions, selon les besoins.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire du poste fait partie d’une équipe. Elle/il relève de la/du chef de l’Unité Production. Travaille au sein d’une équipe constituée de cinq opérateurs. Elle/Il collabore étroitement avec l’Unité Distribution.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet

5. COMPÉTENCES

La/le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Souci du service au client : réagit de façon appropriée, entretient une communication claire.
• Empathie : écoute activement.
• Flexibilité : accepte la nécessité de faire preuve de flexibilité.
• Initiative : réagit à des opportunités ou à des problèmes de court terme.
• Engagement à l’égard de l’Organisation : est capable de s’intégrer.
• Travail en équipe : coopère.

6. CONTRAT

Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable :

Conformément au Règlement du personnel civil de l’OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :

• Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement ;

• Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.

Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment de toute considération liée au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle, ou au handicap. L’Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l’intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l’Alliance. En tant qu’employeur, l’OTAN attache une grande importance au respect des principes d’intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s’y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d’intégrité et s’employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.

Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises.

De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.

L’Organisation, en application de plusieurs politiques sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d’horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.

Le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.

Pour en savoir plus sur l’échelle unique de rémunération mise en place à l’OTAN (grades, indemnités, etc.), veuillez consulter notre site web . Des informations détaillées sont fournies sous l’onglet Salaires et allocations.