Program Administrative Coordinator – null

POSITION DESCRIPTION

Program Administrative Coordinator

Job Overview

The Program Administrative Coordinator, under the direction of the programs manager, will play a vital role in providing essential support to the program team by ensuring smooth program operations and fostering effective communication with the stakeholders. As an administrative coordinator in the program team, you must be proactive and efficiently coordinate program logistics, ensure compliance with grant requirements, and contribute to the overall effectiveness of the NAFC programs.

Key Responsibilities

• Provide day-to-day administrative support to the program team;
• Develop and implement efficient administrative processes to enhance program management;
• Oversee the coordination of program activities, ensuring alignment with organizational goals;
• Monitor program timelines, deliverables, and milestones to ensure successful implementation;
• Facilitate effective communication between program stakeholders, promoting collaboration;
• Plan and coordinate program-related events with a focus on seamless logistics and participant engagement;
• Oversee the collection, organization, and maintenance of program data, ensuring accuracy and relevance;
• Assist in the preparation of comprehensive reports for program evaluation and grant compliance;
• Collaborate with the program team to monitor program budgets, track expenses, and ensure fiscal responsibility;
• Leverage project management skills to streamline processes, enhance efficiency, and contribute to the successful execution of programs;
• Apply proven project management methodologies to ensure the timely and effective delivery of the NAFC program objectives.

Note: This job description is not designed to cover or comprehensively list activities, duties, or tasks. Instead, responsibilities may change, or new ones may be assigned, as required, that contribute to the overall success of NAFC.

Qualifications

• Proven work experience in program management, with a focus on project management, preferably in a non-profit organization;
• Diploma or degree in administration, Indigenous studies, social work, or relevant field.
• Knowledge of urban Indigenous communities and challenges;
• A commitment to advocate with and for Indigenous Peoples across Canada;
• Ability to work collaboratively with diverse stakeholders;
• An ability to prepare and interpret flowcharts, schedules and step-by-step action plans;
• Solid organizational skills, including multitasking and time management;
• Proficiency in Microsoft Office, Microsoft Project, Microsoft Planner, and data management tools;
• Critical analysis skills; ability to analyze policy, program and projects;
• Strong written and verbal communication skills, and interpersonal skills.

The ability to work in both official languages is an asset. Fluency in an Indigenous language is also an asset.

Closing date – January 15th, 2024 – 5 pm.

Thank you for your interest in this position at NAFC!

• Qualified candidates of Indigenous ancestry will be given preference in accordance with s. 16(1) of the Canadian Human Rights Act. Candidates are encouraged to self-identify in the cover letter.
• NAFC is committed to providing an inclusive and accessible recruitment process. Please let us know if you require accommodation at any stage of this application process.
• Please note that, aside from the question related to your eligibility to work in Canada, all other application questions are non-rated. These questions will not impact your candidacy assessment or influence the selection process for interviews. We are dedicated to ensuring a fair and unbiased evaluation based solely on your qualifications and experience relevant to the position.

DESCRIPTION DU POSTE

Coordinateur administratif ou coordinatrice administrative des programmes

Aperçu du poste

Le coordinateur(rice) administratif(ve) des programmes, sous la direction du gestionnaire des programmes, jouera un rôle essentiel en apportant un soutien essentiel à l’équipe des programmes en assurant le bon fonctionnement des programmes et en favorisant une communication efficace avec les parties prenantes. En tant que coordinateur(rice) administratif(ve) au sein de l’équipe des programmes, vous devez être proactif(ve) et coordonner efficacement la logistique des programmes, assurer la conformité avec les exigences de la subvention et contribuer à l’efficacité globale des programmes de l’ANCA.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe des programmes ;
• Élaborer et mettre en œuvre des processus administratifs efficaces pour améliorer la gestion des programmes ;
• Superviser la coordination des activités des programmes, en veillant à l’alignement sur les objectifs de l’organisation ;
• Contrôler les échéances, les produits livrables et les jalons des programmes afin d’assurer une mise en œuvre réussie ;
• Faciliter une communication efficace entre les parties prenantes des programmes et promouvoir la collaboration ;
• Planifier et coordonner les événements liés au programme en mettant l’accent sur une logistique sans faille et sur l’engagement des participants ;
• Superviser la collecte, l’organisation et la mise à jour des données des programmes, en veillant à leur exactitude et à leur pertinence ;

• Aider à la préparation de rapports complets pour l’évaluation des programmes et la conformité à la subvention ;
• Collaborer avec l’équipe des programmes pour contrôler les budgets des programmes, suivre les dépenses et assurer la responsabilité fiscale ;
• Exploiter les compétences en matière de gestion de projet pour rationaliser les processus, améliorer l’efficacité et contribuer à la bonne exécution des programmes ;
• Appliquer des méthodologies de gestion de projet éprouvées pour garantir la réalisation efficace et en temps voulu des objectifs des programmes de l’ANCA.

Remarque : la présente description de poste n’est pas conçue pour couvrir ou énumérer de manière exhaustive les activités, les devoirs ou les tâches. Au contraire, les responsabilités peuvent changer ou de nouvelles peuvent être attribuées, selon les besoins, pour contribuer au succès global de l’ANCA.

Compétences

• Expérience professionnelle confirmée dans la gestion de programmes, avec un accent sur la gestion de projets, de préférence dans une organisation à but non lucratif ;
• Diplôme ou grade en administration, en études autochtones, en travail social ou dans un domaine pertinent.
• Connaissance des communautés autochtones urbaines et des défis qu’elles doivent relever ;
• Engagement à défendre les intérêts des peuples autochtones dans l’ensemble du Canada ;
• Capacité à travailler en collaboration avec diverses parties prenantes ;
• Capacité à préparer et à interpréter des organigrammes, des calendriers et des plans d’action étape par étape ;
• Solides compétences organisationnelles, notamment en matière de multitâche et de gestion du temps ;
• Maîtrise de Microsoft Office, de Microsoft Project, de Microsoft Planner et des outils de gestion des données ;
• Compétences en matière d’analyse critique ; capacité à analyser les politiques, les programmes et les projets ;
• Solides compétences en matière de communication écrite et orale et de relations interpersonnelles.

La capacité à travailler dans les deux langues officielles est un atout. La maîtrise d’une langue autochtone est également un atout.

Date de clôture : 15 janvier 2024 – 17 heures.

Merci de l’intérêt que vous portez à ce poste au sein de l’ANCA !

• Les candidats qualifiés aux origines autochtones seront privilégiés, conformément à l’article 16, paragraphe 1, de la loi canadienne sur les droits de l’homme. Les candidats sont encouragés à s’identifier dans la lettre de motivation.
• L’ANCA s’engage à fournir un processus de recrutement inclusif et accessible. Veuillez nous faire savoir si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de candidature.
• Veuillez noter qu’à l’exception de la question relative à votre admissibilité à travailler au Canada, toutes les autres questions du dossier de candidature ne sont pas évaluées. Ces questions n’auront aucune incidence sur l’évaluation de votre candidature et n’influenceront pas le processus de sélection pour les entretiens. Nous nous engageons à garantir une évaluation juste et impartiale basée uniquement sur vos qualifications et votre expérience en rapport avec le poste.