Assistant administratif / Assistante administrative

Cette offre d’emploi est fournie par Pôle emploiDescription1. La Gestion Locative et Administrative Occupants et propriétaires – Saisie des candidatures dans l’outil de suivi interne – Recueil et saisie sur les outils internes des dates d’Entretiens Pré Admission, entrées dans les lieux et sorties des ménages. La Gestion et la communication des mouvements des occupants et logements – Assurer une communication régulière auprès de la Direction du Logement et de l’Habitat, D.L.H. (Louez Solidaire) : tableaux hebdomadaires de reporting des candidatures en attente (date d’Entretien Pré Admission à compléter et dates d’Entrée dans les lieux) et gestion des mails quotidiens s’y rapportant, – Assurer la communication sur les sorties des occupants et remise en disponibilité des logements pour recevoir de nouvelles candidatures (Traitement des Fiches Sortie transmis par les TS : enregistrement sur les Tableaux Suivi Logement de base et transmission au Pôle Gestion Immobilière) – Enregistre ces logements dans l’outil interne de suivi logement. La Gestion des Entrées d’Occupants Intégrer les nouveaux occupants au Système d’Information ainsi qu’aux outils de gestion locative en veillant à l’enregistrement des données sensibles concernant : – La fiche de renseignement du ménage (adresse, tél, AL ) – L’affectation au logement concerné (référencement interne, numéro de bail, ) – La fiche du contrat de location (dates de signature, tarifs – Redevances/charges forfaitaires/DG, dates et durées de conventions ) – Archivage des documents dans la GED de l’outil de gestion locative – Saisie et archivage dans l’outil de suivi interne des attestations d’assurance des familles La Gestion des repositionnements interne des Occupants – En collaboration avec la Cheffe de service, recueil des ménages qui doivent être repositionnés en interne (cause : sur-occupation, restitution du logement au propriétaire, logement nécessitant des travaux importants, ) – Valider dans un délai réduit les mises en disponibilité des logements (sortie familles ou captation de nouveaux logements) auprès GIP/DLH après contrôle des demandes de repositionnements internes, des restitutions et des demandes d’orientation internes au pôle social régional. – Il se réfère à l’outil de suivi des demandes de repositionnement. Il sollicite l’aval des Chefs de service avant de proposer le logement au TS notamment dans un cadre autre que celui de la restitution. – Collecter chaque mois, en temps réel et au plus tard avant le calcul des échéances mensuelles, l’ensemble des informations concernant les opérations de repositionnement en interne (déménagement d’un occupant sur un autre logement faisant partie du patrimoine locatif de l’association). – Procéder à la gestion des Entrées / Sorties qui en découle, en procédant aux clôtures, créations de comptes. La Gestion des Congés d’Occupants – Réception des congés donnés par les occupants – Rédaction et envoi des congés – Encaissement des loyers (chèques et espèces) – Archivage dans la GED de l’outil de gestion locative. – S’assurer de la visite Proxiserve dans le cadre du contrat confort – Saisir sur l’outil la nouvelle adresse de l’occupant La Gestion des Congés des propriétaires – Réception des congés donnés par les propriétaires – Transmission à la Direction et à la Gestion immobilière – Archivage des courriers dans la GED de l’outil de gestion locative 2. La Gestion locative et Administrative des Mouvements Immobiliers – Intégrer les nouveaux logements dans les outils de suivi et de gestion locative en veillant à l’enregistrement des données sensibles concernant : – La fiche de renseignement du fournisseur/bail – La fiche du contrat de location (date de signature, loyer/charges/DG, durée de contrat ) – Enregistrer en temps réel les restitutions de logement en veillant à la bonne saisie des dates de clôtures de

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Avoir le sens du service
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Source: Pole emploi (https://www.pole-emploi.fr)