Management assistent

Functie­omschrijvingIn deze rol maak jij letterlijk en figuurlijk ‘de weg vrij’ voor onze afdelingshoofden. Daardoor kunnen zij de focus leggen op de diverse en actuele vraagstukken vanuit Rijkswaterstaat. Met jouw positieve energie en vooruitdenkende blik ondersteun jij het afdelingshoofd daar dus bij. Wij leren jou graag beter kennen! Kom werken bij Rijkswaterstaat en solliciteer direct!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent de sparringpartner waar de afdelingshoofden op kunnen bouwen. Je ondersteunt het afdelingshoofd van organisatieonderdeel Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO). Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. Zo hou je je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer, uiteraard in goede afstemming met de afdelingshoofden.

Verder plan je diverse afspraken en bijeenkomsten waar veel stakeholders bij betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zoveel mogelijk op eigen initiatief op. Je hebt regelmatig contact met je collega-management assistenten tijdens (landelijke) bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast vorm je een team met je directe collega’s, die elkaar tijdens afwezigheid waarnemen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

De agenda is echt jouw domein. Niks ontgaat je. Jij bent dan ook graag de steun en toeverlaat bij meetings (voorbereiden, plannen, organiseren, eventueel verzorgen van verslaglegging en voortgang bewaken). Je houdt er van om zelfstandig bezig te zijn, maar staat wel graag in contact met je collega’s. Je neemt graag je verantwoordelijkheid en durft de juiste vragen te stellen. Je vindt het leuk dat jij een prettige gesprekspartner bent op elk niveau.

Wat wij aan jou waarderen

Als managementassistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw drive onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast treed proactief op en schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je werkt goed samen en bent flexibel inzetbaar.

Het veelzijdige vak van managementassistent is sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in deze ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Je draagt ook bij aan deze vakontwikkeling en je let op mogelijkheden tot verdere digitalisering.

Meer informatie

Heb je nog inhoudelijke vragen over deze vacature voordat je gaat solliciteren? Bel Kim Hoedemakers, afdelingshoofd managementondersteuning, via 06-53334489. Zij legt jou graag alles uit.

Of leer meer over werken voor Rijkswaterstaat en lees hier het verhaal van Dinesh, Ande, Zahra of Thanh.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting;
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol;
• Door je ervaring speel je snel in op de wensen van de klanten;
• Je informeert alle betrokkenen over en bewaakt de voortgang;
• Je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn;
• Je beheerst programma’s van Microsoft Office en kan werken met Sharepoint en OneNote.

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau

schaal 6

Maand­salaris: Min €2557 – Max €3190