Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het belangrijkste in jouw rol als managementondersteuner is dat jij die sparringpartner bent waar de afdelingshoofden op kunnen bouwen. Primair werk je voor de afdelingshoofden van de afdeling Bestuurlijk Juridische Zaken (BJV) Expertise & RWS Advocaten en de afdeling BJV Projectadvisering van de Corporate Dienst (CD). Jouw werkzaamheden omvatten daarnaast, wanneer dat nodig is, ondersteuning aan de andere afdelingshoofden van de directie Communicatie Personeel en Recht (CPR) van de CD. Je doet dit niet alleen; je maakt deel uit van de pool van managementondersteuners die de afdelingshoofden van CPR ondersteunen. Ook maak je deel uit van de afdeling van managementondersteuners van de CD. Hierin zitten ook de managementondersteuners van de directeuren en de afdelingshoofden van de andere directies, waar je regelmatig mee samenwerkt.
Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig zowel uitvoerende werkzaamheden uit. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Ook plan je diverse afspraken voor afdelingshoofden waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk op eigen initiatief op. Ondertussen verzorg je het emailbeheer, uiteraard in goede afstemming met de afdelingshoofden.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij haalt je voldoening uit het ontzorgen van managers in hun timemanagement. Zo kan de manager op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek zijn. Jij zorgt voor alle benodigde faciliteiten. De meerwaarde zit voor jou in het plannen en organiseren. Jij zorgt ervoor dat de agenda altijd actueel is. Je bent graag op de hoogte en weet wie er aangemeld zijn voor overleggen. Je blijft in nauw contact met je manager om te weten wie het gesprek aan kan gaan op dat moment. Ook weet je wat er belangrijk is voor een goede dagindeling. Verder gebruik je graag jouw organisatietalent voor het vieren van gebeurtenissen en aan programma’s en locaties boeken voor bijvoorbeeld afdelings- of directiedagen.
Wat wij aan jou waarderen
Als managementassistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving.
Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar. Tot slot is het veelzijdige vak van managementassistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in de ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Je draagt bij aan de vakinhoudelijke ontwikkeling en houdt mogelijkheden tot verdere digitalisering in het oog. Je bent beschikbaar op vrijdag.
Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over deze functie voordat je gaat solliciteren? Maak dan vrijblijvend kennis met een toekomstige collega. Bel of app met Leonard Dam, Afdelingshoofd, via 06-11053498. Hij staat je graag te woord!
Functie-eisen
- je hebt een afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting;
- je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol;
- door je ervaring heb je snel inzichtelijk wat de wensen zijn van de klanten en je speelt hierop in;
- je informeert alle betrokkenen over de voortgang en onderneemt acties als zich afwijkingen (dreigen) voor (te) doen;
- je zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau
schaal 6
Maandsalaris: Min €2557 – Max €3190
Solliciteren naar Management assistent.
Vacature Management assistent en Management assistent Salaris. Management assistent adres
