Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Het belangrijkste in jouw rol als managementassistent is dat jij die sparringpartner bent waar de directeur op bouwt. Je doet dit niet alleen; je maakt deel uit van de pool van managementassistenten die het directieteam van Rijkswaterstaat Zuid-Nederland ondersteunt. Je hebt regelmatig contact met de andere assistenten en andere contacten binnen en buiten Rijkswaterstaat en bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je voert zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. Je houdt je bezig met het agendabeheer en de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer. Daarnaast ben je bezig met het aanmaken van (digitale) dossiers en zorg je ervoor dat de directeur tijdens haar of zijn overleggen over relevante informatie en dossiers beschikt. Hiervoor zorg je dat op tijd de juiste aantekeningen en annotaties worden geleverd.
Als assistent plan je diverse vergaderingen en overleggen. Denk hierbij aan bila’s, trila’s, afdelingsoverleggen, overleggen met directeuren onderling en met mensen extern. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland. Als er problemen zijn dan los je die zoveel mogelijke zelf op.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij haalt je voldoening uit het ontzorgen van managers. Zo kan de manager op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek zijn. Je hecht er dan ook veel waarde aan dat de agenda altijd actueel is. Jij gebruikt graag jouw organisatietalent voor het organiseren van bijeenkomsten en het regelen van de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale meetings en fysieke bijeenkomsten.
Je bent een echte gastheer/-vrouw en daar geniet je van. Jij ontvangt bezoekers niet alleen, maar wisselt ook direct informatie uit over lopende zaken. Met andere woorden, jij kunt ‘praatjes maken’ met een doel. Hierdoor zorg je voor hechte banden, vooral ook met je manager.
Wat wij aan jou waarderen
Als managementassistent ben je in staat een relevant netwerk te onderhouden. Daarbij is jouw motivatie onze kracht. Je omgeving omschrijft jou als klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Daarnaast kun je proactief optreden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving. Je kunt goed samenwerken en je bent flexibel inzetbaar.
Tot slot is het veelzijdige vak van managementassistent sterk in ontwikkeling. Vanuit jouw enthousiasme loop je voorop in deze ontwikkelingen en neem je je collega’s hierin mee. Mogelijkheden tot verdere digitalisering van zaken hou jij goed in de gaten.
Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over Rijkswaterstaat? Kijk dan hier hoe wij met meer dan 10.000 collega’s vormgeven aan het Nederland van morgen. Wil je meer weten over de inhoud van deze functie voordat je gaat solliciteren? Bel dan met Anneke Dam, teamleider van de pool van management assistenten, via 06-46077653. Zij staat jou graag te woord!
Functie-eisen
- je hebt een afgeronde opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
- je hebt ervaring met management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- door je ervaring heb je snel inzichtelijk wat de wensen zijn van de klanten en je speelt hierop in;
- je kunt goed prioriteren en inschatten, bijvoorbeeld de hoeveelheid mensen en middelen die jij en je team nodig hebben;
- je hebt inzicht in functionele verhoudingen, belangen, gevoeligheden en relevante administratieve processen binnen de organisatie;
- je hebt voldoende beheersing van de Windows-gestuurde programma’s van MS-Office.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau
schaal 7
Maandsalaris: Min €2693 – Max €3477
Solliciteren naar Management assistent.
Vacature Management assistent en Management assistent Salaris. Management assistent adres
